Portefeuillehouder
H.J. Hofstra (Financiën)
L. Verbeek (Inkoop- en aanbestedingsbeleid)
M.A. Rijsberman (Effectiviteit openbaar bestuur)
In het programmaonderdeel Bedrijfsvoering zijn de genoemde doelen en activiteiten opgenomen uit het College uitvoeringsprogramma 2015-2019 en is een overzicht gegeven van de begrote middelen en bijhorende verschillenanalyse. Meer informatie over de bedrijfsvoering is terug te vinden in de daarvoor wettelijk voorgeschreven paragraaf Bedrijfsvoering.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is verder verduurzaamd
Doel (2015-2019)
Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is verder verduurzaamd, zodat de CO2-voetafdruk van aan ons te leveren diensten, werken en producten één van de afwegingscriteria is en zodat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden betrokken.
Doelrealisatie
Op basis van het vastgestelde beleid (2017) is het inkoop- en aanbestedingsbeleid verduurzaamd.
Activiteiten 2018
- In het project “Het Goede Voorbeeld” hebben we een actieplan vastgesteld, wat wij als provincie Flevoland concreet gaan doen om aan onze duurzaamheidsdoelstelling invulling te geven met als speerpunten circulaire economie en energieneutraliteit (UP 8.10.2). Er is een nulmeting uitgevoerd waarbij in kaart is gebracht welk materiaal en welke belasting van toepassing is en vervolgens is in een keuzenotitie in Provinciale Staten gebracht waarin kansrijke voorstellen voor uitwerking zijn gedaan. Het betreft acties uit te voeren in 2019 en 2020 gericht op de opgaven duurzame energie en circulaire economie (UP 8.10.3).
- Een van de uitgevoerde maatregelen is de plaatsing van zonnepanelen op het dak van het provinciehuis (PN 3e).
- Voor het terugdringen van de CO2-voetafdruk van de provinciale infrastructuur zijn in het kader van de aanbesteding diverse maatregelen genomen (zie programmaonderdeel 6.4).
- Het aantal medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt bij de provinciale organisatie is toegenomen (UP 8.10.4)
Een versterkte effectiviteit van het openbaar bestuur
Doel (2015-2019)
Een versterkte effectiviteit van het openbaar bestuur.
Doelrealisatie
De effectiviteit van het openbaar bestuur is bevorderd.
Activiteiten 2018
- Met de Intervisiegroep Planning en Control hebben we gesproken over de verbetering van P&C-documenten en de ramingen van kosten en baten (CUP 8.5.1).
- De Begeleidingscommissie planning en control hebben we ondersteund in de voorbereiding en selectie van nieuwe beleidsindicatoren. De eerste selectie indicatoren is opgenomen in de Programmmabegroting 2019; voortzetting van monitoring en indicatoren is onderwerp van gesprek.
- In werkgroepen zijn voorstellen ontwikkeld die Provinciale Staten instrumenten bieden om hun rol beter te vervullen.
- De digitalisering van de reguliere P&C-documenten is in uitvoering genomen; de Jaarstukken 2017 (voorjaar 2018) is het eerste product waarvan een digitale webversie is opgeleverd.
Middelen
8.5 Bedrijfsvoering | Rekening 2017 | Begroting 2018 ontwerp | Begroting 2018 na wijziging | Rekening 2018 | Verschil |
---|---|---|---|---|---|
Lasten | 47.501 | 46.182 | 50.460 | 46.153 | 4.307 |
Baten | -3.242 | -3.280 | -3.436 | -3.556 | 119 |
Saldo | 44.259 | 42.903 | 47.023 | 42.597 | 4.426 |
Waardoor wijkt het af (- = nadeel) | Verschil | Waarvan | effect op: |
---|---|---|---|
Lasten | Reserve | Rekening- saldo | |
1. Salarisbudget (vacatureruimte) | 793 | 298 | 495 |
2. Stelpost versterking organisatie | 818 | 818 | 0 |
3. Medewerkersontwikkeling | 329 | 329 | 0 |
4. Duurzame inzetbaarheid en mobiliteit | 120 | 101 | 19 |
5. Gebouw- en werkplekaanpassingen | 307 | 0 | 307 |
6. Traffic management | 206 | 0 | 206 |
7. Meerjaren aanpak bedrijfsvoering | 1.093 | 1.093 | 0 |
8. IV Portfolio | 115 | 0 | 115 |
Overige kleine verschillen | 526 | 49 | 477 |
Totaal lasten | 4.307 | 2.688 | 1.619 |
Baten | |||
1. Bijdragen derden salarissen | 119 | 5 | 114 |
Totaal baten | 119 | 5 | 114 |
x € 1.000 |
Toelichting
1. Salarislasten
In 2018 is een aantal vacatures niet of niet direct ingevuld. Dit heeft tot gevolg dat het salarisbudget niet volledig is besteed. Dit betreft 2,1% van het totale beschikbare budget voor salarissen en IKB.
2. Stelpost versterking organisatie
De stelpost versterking organisatie is niet volledig ingezet. Het resterende bedrag is toegevoegd aan de reserve Personeel, conform besluit van Provinciale Staten bij de Zomernota 2017.
3. Medewerkerontwikkeling (incl. Persoonlijk Ontwikkel Budget)
Met ingang van de meest recente CAO beschikt iedere medewerker over een Persoonlijk Ontwikkel Budget (POB) van € 5.000, welke gedurende 5 jaar mag worden ingezet. Ingeschat werd dat deze inzet evenredig over de jaren 2018 tot en met 2022 zou plaatsvinden. In 2018 is van de geraamde € 0,4 mln. in totaal € 0,17 mln. door medewerkers besteed. Naast het POB zijn er ook afdelingsbudgetten voor medewerkerontwikkeling beschikbaar, deze kennen een onderuitputting van € 0,1 mln. Het restant op dit budget is toegevoegd aan de reserve Personeel, conform besluit van Provinciale Staten bij de Zomernota 2017.
4. Duurzame inzetbaarheid en mobiliteit
Jaarlijks maakt de provincie kosten voor zaken als van werk-naar-werk begeleiding, vitaliteit en kosten voor door- en uitstroom van medewerkers. Voor vitaliteit is een klein deel van het voor medewerkers beschikbare budget niet gebruikt (€ 0,02 mln.). Voor een aantal specifieke gevallen is een onttrekking gedaan aan de reserve Personeel en hier is een klein verschil tussen begroting en realisatie ontstaan (€ 0,2 mln.). Daarnaast zijn er nog een aantal overige kleine verschillen op deze budgetten. De niet bestede middelen zijn toegevoegd aan de reserve Personeel, conform besluit van Provinciale Staten bij de Zomernota 2017.
5. Project herhuisvesting
Ten tijde van het opstellen van de begroting 2018 was de planning dat het project herhuisvesting in 2018 voor een groot deel zou zijn afgerond. Door diverse oorzaken, zoals een langere doorlooptijd van de aanbestedingen dan voorzien, zijn de projectkosten in 2018 lager uitgevallen dan geraamd. Het project wordt naar verwachting in 2019 afgerond.
6. Nieuwe aanbesteding Traffic management
In 2017 is het traffic management opnieuw aanbesteed. Dit contract is in 2018 ingegaan. Door de opstartfase van de nieuwe contractant was de afname in het begin van 2018 lager dan begroot, waardoor de kosten eveneens lager zijn dan begroot (€ 0,12 mln.). Ook de kosten voor repro (€ 0,06 mln.) en postkamer (€ 0,02 mln.) waren lager dan begroot.
7. Lagere kosten voor Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering
Een aantal activiteiten en projecten uit MAB-plateau 3 kon niet (volledig) uitgevoerd worden. Door onvoldoende beschikbaarheid van medewerkers en werkdruk zijn met name de uitwerking van Informatiebeheer (€ 0,1 mln.), de verbeteringen van de Digitale Keten Natuur (€ 0,1 mln.) en de proef ‘Cloud Datacenter’ (€ 0,15 mln.) voor een belangrijk deel uitgesteld (naar plateau 4). De ontwikkeling van het dataplatform (€ 0,125 mln.) is vertraagd door uitloop en afhankelijkheid van andere projecten. Tevens zijn door externe oorzaken de implementatie van de basisregistratie ondergrond ‘BRO’ (€ 0,1 mln.), inrichting van het digitaal stelsel voor de Omgevingswet (€ 0,05 mln.), inrichting van het e-Depot (€ 0,05 mln.) en innovaties (€ 0,13 mln.) minder snel gegaan dan voorzien. Daarnaast konden een aantal MAB-posten tegen lagere kosten worden gerealiseerd (€ 0,3 mln.). Per saldo schuift ongeveer € 0,8 mln. door naar plateau 4.
8. IV portfolio
Binnen het IV portfolio loopt een aantal projecten door in 2019, waarvoor de kosten 2018 lager zijn dan begroot.
9. Hogere inkomsten uit bijdragen salarissen derden
Door uitbreiding van twee detacheringsovereenkomsten zijn de detacheringsinkomsten hoger dan geraamd (€ 0,1 mln.).