De samenstelling van het college (inclusief bijbehorende portefeuilleverdeling) was op 31 december 2018 als volgt:

Gedeputeerde Staten van Flevoland verrichten naast hun bestuurlijke functie een aantal nevenfuncties. Zie voor een volledig overzicht: www.flevoland.nl

Doelstelling jaarstukken
De jaarstukken zijn een belangrijk instrument voor Provinciale Staten. Hierin leggen Gedeputeerde Staten verantwoording af over gerealiseerde doelstellingen, uitgevoerde activiteiten en de inzet van de financiële middelen die de provincie ter beschikking stond. De jaarstukken zijn daarmee ook een belangrijk instrument om inhoud te geven aan de controlerende rol van Provinciale Staten.

Plaats jaarstukken in de planning en control cyclus
In de programmabegroting wordt vastgelegd wat de provincie wil bereiken, wat daarvoor wordt gedaan en welke financiële middelen daarvoor beschikbaar worden gesteld. De programmabegroting wordt door Provinciale Staten vastgesteld. Een en ander wordt in financiële zin verder uitgewerkt in de productenraming, die door Gedeputeerde Staten wordt vastgesteld.

Tussentijds kunnen plannen worden bijgesteld aan actuele ontwikkelingen. Dat kan integraal als onderdeel van de reguliere cyclus gebeuren via de zomernota, maar ook separaat op basis van tussentijds door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten genomen besluiten. Indien deze bijstelling financiële consequenties kent dan wordt met dat besluit eveneens een begrotingswijziging door Provinciale Staten vastgesteld (of in mandaat door Gedeputeerde Staten, conform de financiële verordening).

In de jaarstukken wordt eindverantwoording afgelegd over de uitvoering van de ambities, zoals verwoord in de programmabegroting en eventueel bijgesteld bij de zomernota of separate voorstellen. Er wordt aangegeven in welke mate de doelstellingen zijn gerealiseerd en er wordt verantwoording afgelegd over daarvoor uitgevoerde activiteiten en de inzet van financiële middelen. Dit document dient ter ondersteuning van de controlerende rol van Provinciale Staten.

Structuur jaarstukken
De structuur van de jaarstukken wordt bepaald door wettelijke en niet wettelijke vormeisen.

Wettelijke vormeisen: het BBV
Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat vormeisen voor de jaarstukken. Deze dient de volgende onderdelen te bevatten:

• de programmaverantwoording, waarin per beleidsprogramma een verantwoording wordt gegeven over de beoogde doelen en maatschappelijke effecten, en de wijze waarop getracht is deze te verwezenlijken;
• de paragrafen, bedoeld als nadere toelichting op onderwerpen die van wezenlijk belang zijn voor het inzicht in de financiële positie. Zij geven een verantwoording over de beleidsuitgangspunten van beheersmatige activiteiten en lokale heffingen weer. De wettelijk verplichte paragrafen zijn: Lokale heffingen, Weerstandsvermogen en risicobeheersing, Onderhoud kapitaalgoederen, Financiering, Bedrijfsvoering, Verbonden partijen en Grondbeleid. Daarnaast kan besloten worden om additionele paragrafen op te nemen, hier is (vooralsnog) geen gebruik van gemaakt.
• een jaarrekening die opgebouwd is uit een jaarrekening op hoofdlijnen, een overzicht van baten en lasten, dat alle baten en lasten van de in de programmaverantwoording opgenomen activiteiten bevat, en een balans met toelichting. De jaarrekening vormt de basis voor de controle op de rechtmatigheid en het getrouwe beeld door de accountant.
• de bijlage met het overzicht van de geraamde lasten en baten per taakveld en de specificatie van incidentele lasten en baten.

Niet-wettelijke vormeisen
Ieder hoofdstuk uit de programmaverantwoording begint met een korte introductie op het hoofdstuk, een beschrijving van de met het programma beoogde effect, een overzicht van de indicatoren (eigen indicatoren alsmede verplichte BBV-indicatoren) en de doelenboom. Per programmaonderdeel worden vervolgens de doelen, doelrealisatie en de daarbij uitgevoerde activiteiten beschreven. Waar van toepassing is dit aangevuld met een duiding van de strategische risico’s en beheersmaatregelen die realisatie van dit doel in de weg kunnen staan. Tot slot volgt een overzicht van de aangewende middelen en een verklaring bij het verschil tussen de rekening en de begroting na wijziging. Met deze werkwijze sluiten we aan bij het voorschrift van het BBV om binnen de programmaonderdelen onderscheid te maken in de 3 w-vragen (Wat hebben we bereikt, Wat hebben we daarvoor gedaan, Wat heeft het gekost).

Nieuw en gewijzigd in 2018

• Vanwege de behoefte van Provinciale Staten om inzicht te verkrijgen in het meerjarig verloop van de Flevolandse indicatoren zijn meerdere jaarschijven toegevoegd aan de indicatorentabellen (gelijk aan de indeling van de BBV-indicatoren), zoals dit ook reeds bij de Programmabegroting 2019 is toegepast.
• In de Programmabegroting 2019 is bij een aantal indicatoren de streefwaarde 2018 reeds bijgesteld ten opzichte van de Programmabegroting 2018, bijvoorbeeld indien op basis van actueel beschikbare informatie bleek dat de initiële streefwaarde 2018 reeds bereikt was. Waar dit van toepassing is zijn in deze jaarstukken de bijgestelde streefwaarden opgenomen.
• In het voorjaar van 2018 is door Provinciale Staten het initiatief genomen om te komen tot een aantal aanvullende indicatoren. Hiertoe is vanuit Provinciale Staten een Begeleidingscommissie P&C ingesteld die tezamen met de Statencommissies een selectie van nieuwe indicatoren heeft gemaakt. Naar aanleiding hiervan is met ingang van de Programmabegroting 2019 (najaar 2018) een aantal nieuwe indicatoren toegevoegd aan de programma's 3, 4 en 5. Waar mogelijk is in deze jaarstukken tevens de verantwoordingsinformatie van deze nieuwe indicatoren over het jaar 2018 opgenomen. De overige indicatoren vragen eerst nog een nadere uitwerking alvorens deze opgenomen kunnen worden.
• Op 30 augustus 2018 heeft de Commissie BBV de vernieuwde notitie 'Structurele en incidentele baten en lasten' gepubliceerd, met als doel het onderscheid tussen incidentele- en structurele baten en lasten te verduidelijken. De begroting van de provincie Flevoland voldeed reeds aan de uitgangspunten van deze (vernieuwde) notitie. Naar aanleiding hiervan zijn derhalve geen wijzigingen in de jaarstukken doorgevoerd.
• In de begroting 2018 waren voor het eerst de beleidsindicatoren BBV opgenomen, welke in samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en het IPO tot stand zijn gekomen. Met ingang van de Jaarstukken 2018 wordt voor het eerst verantwoordingsinformatie over deze indicatoren opgenomen.

 
Autorisatie

Provinciale Staten hebben een kaderstellende en controlerende taak. In de Provinciewet is opgenomen dat Provinciale Staten de begroting (inclusief programmaplan, paragrafen en financiële begroting) vaststellen. et financiële autorisatieniveau van de programmabegroting ligt per programmaonderdeel op het totaal van lasten en baten. Dit houdt in dat Gedeputeerde Staten per programmaonderdeel niet meer mogen besteden dan het voor dat onderdeel geraamde totaal van de lasten. Dit bedrag kan – meestal op grond van een voorstel van Gedeputeerde Staten - via begrotingswijziging door Provinciale Staten worden gewijzigd. Gedeputeerde Staten mogen per programmaonderdeel niet meer besteden dan het voor dat onderdeel geraamde totaal van de lasten (begroting na wijziging). In deze jaarstukken verantwoorden wij in hoeverre wij in 2018 binnen de geautoriseerde bedragen zijn gebleven.

Mandaatverlening
Door eerdere besluitvorming van Provinciale Staten zijn er uitzonderingen ontstaan op de algemene lijn zoals hiervoor beschreven. Deze uitzonderingen hebben betrekking op gedelegeerde reserves en gemandateerde begrotingswijzigingen.

1. Gedelegeerde reserves
De provincie beschikt over een aantal reserves. Het besteden van de middelen binnen deze reserves is voorbehouden aan Provinciale Staten. Dit houdt in dat wij eerst een voorstel aan Provinciale Staten moeten voorleggen, alvorens wij verplichtingen ten laste van reserves aan mogen gaan.
Om de doelmatigheid en slagvaardigheid van de provincie te vergroten hebben Provinciale Staten bij het vaststellen van de nota Reserves en voorzieningen 2015-2019 (Provinciale Staten van 16 december 2015), besloten de beslissingsbevoegdheid tot besteding en het aangaan van verplichtingen voor een aantal reserves bij Gedeputeerde Staten neer te leggen. Het betreft hier de reserves Personeel, Sport, Gladheidsbestrijding, Flevokust Haven, Doorgeschoven activiteiten en Mobiliteit. Nadien is bij de instellingsbesluiten van de reserves Economisch Programma en Dekking afschrijvingslasten besloten deze te delegeren aan Gedeputeerde Staten. De besteding van de gedelegeerde reserves vindt plaats in overeenstemming met de doelstellingen die Provinciale Staten daarvoor hebben vastgelegd.

2. Gemandateerde begrotingswijzigingen
Provinciale Staten hebben – via de Financiële verordening provincie Flevoland 2018 – het college gemandateerd om de onderstaande begrotingswijzigingen door te voeren. Dit heeft tot doel om het aantal begrotingsmutaties dat in de loop van een begrotingsjaar via een begrotingswijziging ter vaststelling aan Provinciale Staten wordt voorgelegd, te beperken. In veel gevallen gaat het om technische (detail)wijzigingen of wijzigingen waarbij de provincie geen beïnvloedingsmogelijkheden heeft. Het gaat daarbij om de volgende typen wijzigingen:

• doorgeven bijdragen van derden met specifiek doel;
• reeds genomen Statenbesluiten;
• gedelegeerde onttrekkingen aan reserves (zie hierboven);
• begrotingsvoordelen uit lagere uitgaven en/of hogere inkomsten.

Om Provinciale Staten volledig op de hoogte te stellen van de gemandateerde begrotingswijzigingen, stellen wij haar van gemandateerde wijzigingen in kennis (via de besluitenlijst).

Bij de vaststelling van de Programmabegroting 2018 hebben Provinciale Staten besloten om Gedeputeerde Staten mandaat te verlenen om begrotingswijzigingen vast te stellen die betrekking hebben op oormerken in de stelpost Nieuw Beleid en de reserve Strategische projecten, voor zover deze voortvloeien uit de Perspectiefnota 2017-2021 (met uitzondering van het onderdeel Energieagenda).

Verklaring resultaat per programmaonderdeel
Bij de toelichting op de middelen geven wij conform de vereisten in het BBV – indien van toepassing - een verklaring bij het verschil tussen de gerealiseerde baten & lasten en de begroting na wijziging. Conform de bestendige gedragslijn zijn alle verschillen groter dan € 100.000 van een verklaring voorzien. Ter verhoging van de informatiewaarde hebben wij hieraan toegevoegd of de afwijking effect heeft op een reserve of op het rekeningsaldo. Door afronding in duizendtallen kunnen kleine afrondingsverschillen ontstaan in en tussen de verschillende tabellen.