Voor de sturing op de kwaliteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering beschikken we over een aantal instrumenten.
 
Doorontwikkeling planning en control cyclus
Provinciale Staten hebben regelmatig aangegeven over betere sturingsinformatie te willen beschikken. In een vanuit het college ingestelde intervisiegroep Planning & Control hebben Provinciale Staten meegedacht over de gewenste verbeteringen. Naar aanleiding hiervan zijn bijvoorbeeld wijzigingen doorgevoerd in P&C-cyclus, waardoor de Zomernota nu vóór het zomerreces beschikbaar is. Een andere uitkomst hiervan is dat wij met ingang van 2018 een digitale webversie van onze begroting en jaarstukken publiceren.
Sinds 2018 heeft het BBV een set met beleidsindicatoren voorgeschreven en daarnaast heeft een tijdelijke begeleidingscommissie vanuit de Staten een proces rond beleidsindicatoren doorlopen. Juiste kwantitatieve of kwalitatieve indicatoren en actuele informatie die aangeven wat de provincie zelf aan resultaten presteert zijn niet eenvoudig te bepalen. Daarvoor moeten doelen helder zijn. De organisatie is bezig met de ontwikkeling van goede datasets en datamanagement. Monitoring en de bepaling van indicatoren hebben het afgelopen jaar inzet gevergd.

Interne beheersing
In zijn verslag heeft de accountant tijdens zijn controle aandacht besteed aan de interne beheersing en acht deze van een blijvend goed niveau. We hebben cruciale administratieve systemen het afgelopen jaar verder verbeterd, waaronder het financiële systeem, het DMS en de kantoorautomatisering (Office 365). De invoering van de AVG heeft nadruk gelegd op dat aspect van de informatievoorziening en de informatieveiligheid. Deze zijn op een goed niveau gebracht. Ook de realisatie van het derde plateau van de Meerjarenaanpak Bedrijfsvoering heeft er voor gezorgd dat de informatievoorziening is verbeterd. Het beschrijven van (kritische) processen en het uitvoeren van interne controles is een continu proces.
 
Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
Het college onderzoekt op grond van de Provinciewet periodiek de effectiviteit en efficiëntie van het eigen handelen. De onderwerpen voor dergelijke 217a onderzoeken worden door het college gekozen en daarover worden Provinciale Staten geïnformeerd. De afgelopen jaren hebben we onderwerpen op het gebied van samenwerking gekozen. Samen met de Staten is nagegaan hoe de samenwerkingsrelatie tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten kan worden verstevigd. In 2018 zijn drie instrumenten voorgesteld en overgenomen door Provinciale Staten. Daarnaast is in 2018 een onderzoek uitgevoerd naar een eigentijds financieringsinstrumentarium, mede in het kader van een provinciale overheid die opgavegericht werken toepast.

Aanbevelingen Randstedelijke Rekenkamer
Hieronder wordt kort ingegaan op de implementatie van de aanbevelingen die de Randstedelijke Rekenkamer (RRK) in de afgelopen vijf jaren heeft gedaan op de diverse onderwerpen van onderzoek, voor zover deze niet reeds voor 2018 opgevolgd en afgerond zijn.

Geheimhouding (2014)
De overgenomen aanbevelingen passen wij toe. In 2015 hebben de griffie en de organisatie veel aandacht besteed aan het uitwerken van de proceskant van geheimhouding. Sedertdien is consequent gestuurd op het opnemen van de grondslag en argumentatie voor geheimhouding op basis van de Wet openbaarheid bestuur in besluitvormingsnota's en mededelingen. De afgelopen tijd zijn organisatiebreed de stukken waar geheimhouding is opgelegd getoetst. Waar dat kan wordt een voorstel tot opheffen van de geheimhouding opgesteld.  

Doeltreffendheid TMI regeling (2015)
De laatste jaren zijn diverse onderzoeken gedaan naar de TMI regeling. De conclusies en aanbevelingen uit diverse onderzoeken zijn betrokken bij de uitwerking van het nieuwe Uitvoeringsprogramma Financiering & Support MKB. De aanbevelingen hebben geholpen bij de ontwikkeling van nieuwe instrumenten en zijn daarmee geïmplementeerd.

Financieel toezicht op gemeenschappelijke regelingen (2015)
De overgenomen aanbevelingen van de RRK zijn geïmplementeerd.

Verbonden partijen (2015)
In dit vervolgonderzoek staan aanbevelingen die in de Kadernota verbonden partijen zijn verwerkt. Met name het element van het onderscheiden van de rollen eigenaar en accounthouder is voor ons actueel aandachtspunt. Ook de verduidelijking van afspraken over prestaties met verbonden partijen pakken we in voorkomende gevallen op.  Voor PS heeft de RRK een aanvullende toelichting geschreven om de rol van de staten duidelijk te maken.

Informatieveiligheid (2016)
Zoals afgesproken is aanvullende informatie opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van de Programmabegrotingen en in de jaarstukken. Verder zijn de aanbevelingen betrokken bij de diverse verbetertrajecten voor informatievoorziening. De rollen en verantwoordelijkheden en de functiescheiding in de organisatie zijn verder uitgewerkt en worden geïmplementeerd. Daarop wordt de informatievoorziening ook onafhankelijk beoordeeld. De aanbeveling aan Gedeputeerde Staten om generieke maatregelen te nemen en aandacht te besteden aan risicoanalyse is opgepakt; er is een risicoregister dat regelmatig wordt geactualiseerd.

Geluidhinder (2016)

Naar aanleiding van het advies van de Randstedelijke Rekenkamer over geluid op provinciale wegen hebben Provinciale Staten in 2016 (proces) afspraken gemaakt over de aanpak van geluidknelpunten. De geluidsbelastingkaarten zijn gemaakt voor alle provinciale wegen en geven een volledig beeld van de geluidknelpunten. Bij de uitwerking van het Actieplan Geluid 2018-2023 is de aanpak van de geluidknelpunten in commissieverband besproken. Er zijn extra middelen beschikbaar gesteld waarmee dit actieplan wordt uitgevoerd.

Stiltegebieden (2016)
De aanbevelingen hebben tot doel gehad het onderwerp stiltegebieden te agenderen. Met de staten is de toepassing van de Wet geluidhinder besproken en de visie op de aanwijzing van stiltegebieden is niet gewijzigd. Bij de (beleidsneutrale) omzetting van het vigerende beleid komt dit onderwerp terug.

Sturing BRZO (2016)
De overgenomen aanbevelingen zijn geïmplementeerd.

Natuurcompensatie (2017)
Het complexe beleidsveld rond natuurcompensatie is in kaart gebracht en inzichtelijk gemaakt. De provincie Flevoland heeft gekozen voor een beperkte regierol. Op basis van de aanbevelingen zijn we overgegaan tot het inzichtelijk maken van de (kwaliteit van de) natuurcompensatie en de geboekte resultaten. Ook is ambtelijk opdracht gegeven voor een evaluatie van de huidige ‘Spelregels EHS’.

Beheer wegen en kunstwerken (2017)
Uit dit vervolgonderzoek blijkt dat Flevoland een grote ontwikkeling op dit gebied heeft doorgemaakt ten opzichte van het eerste onderzoek (2009). Er is een integraal beheerssysteem op basis waarvan de programmering sterk is verbeterd. Aan de aanbevelingen wordt gewerkt en deze worden betrokken bij de herziening van de Strategische uitvoeringsplannen (2019).

Garanties, leningen en revolverende fondsen (2017)
Wij  hebben aangegeven dat  we in voorstellen rond financieringsconstructies de voorkeur hebben voor maatwerk. In de betreffende voorstellen zullen we transparant de overwegingen opnemen. Informatie en rapportage over lopende en aflopende garanties en andere financieringsinstrumenten bieden wij aan in de reguliere P&C-documenten.

Opvolgingsonderzoek informatieveiligheid (2017)
In dit opvolgingsonderzoek heeft de RRK terecht geconstateerd dat wij enkele aanbevelingen deels of beperkt hebben uitgewerkt. Dit is conform onze reactie op het oorspronkelijke onderzoek (2015). Bij de uitwerking van ons beleid en het MAB betrekken wij overigens de aanbevelingen van de Randstedelijke Rekenkamer.

Energietransitie (2018)
De aanbevelingen worden betrokken bij de opstelling van de Regionale Energiestrategieën en de verdere ontwikkeling van de Flevolandse Energieagenda. Naast het verwerven en behouden van draagvlak hebben we aangegeven dat we werken aan een zorgvuldig en realistisch traject waarin gestuurd kan worden op haalbare doelen.

Integriteit
Bestuurlijke integriteit
Het afgelopen jaar is integriteit regelmatig aan de orde gesteld. De wettelijke verantwoordelijkheid voor de bestuurlijke integriteit berust bij de commissaris van de Koning. Met de kandidaat-gedeputeerden heeft hij voor hun benoeming door Provinciale Staten een gesprek gevoerd over integriteit. In 2018 zijn geen meldingen gedaan van een vermoeden van integriteitsschendingen door leden van Gedeputeerde Staten. Ook Provinciale Staten hebben - in de huidige gedragscode integriteit - besloten regelmatig met elkaar te willen spreken over integriteit.

Ambtelijke integriteit
0-meting integriteit
De provincie heeft een extern bureau laten onderzoeken hoe medewerkers aankijken tegen de integriteit binnen organisatie. De uitkomst van deze 0-meting laat zien dat voor het aspect integriteit, de basis goed op orde is. Een groot deel van de respondenten geeft aan de organisatie integer te vinden en een open cultuur te ervaren waarin zaken bespreekbaar zijn. Een ruime meerderheid van de respondenten is bekend met de belangrijkste regels en richtlijnen en vindt dat er voldoende aandacht is voor het onderwerp integriteit.

Kwetsbare functies
De provincie houdt een centrale registratie bij van kwetsbare functies met een meer dan gemiddeld integriteitsrisico. Het afdelingsmanagement treft beheersmaatregelen waardoor de kans afneemt dat zich ongewenste situaties voordoen. In de centrale registratie zijn voor het eerst de namen opgenomen van de medewerkers die een kwetsbare functie uitoefenen. Dit maakt het eenvoudiger deze groep medewerkers te informeren over belangwekkende zaken of voor hen activiteiten te organiseren.

Melden van geschenken
Het provinciaal beleid schrijft voor dat medewerkers relatiegeschenken met een waarde van meer dan € 50 of meer melden aan de provinciesecretaris. In 2017 zijn 56 relatiegeschenken gemeld.

Melding vermoeden van misstanden
Er zijn geen meldingen van vermoedens van misstanden gedaan.

Ambtseed
In 2018 hebben 43 nieuwe medewerkers de ambtseed of – belofte afgelegd.