HRM

Formatie
De provinciale organisatie heeft als opdracht de ambities van bestuur en politiek te realiseren. De organisatie moet zo zijn ingericht dat zij daartoe kwalitatief en kwantitatief in staat is, uiteraard in samenwerking en afstemming met anderen. Uitgangspunt is een organisatie die flexibel en efficiënt is. Een brede inzetbaarheid van onze medewerkers maakt het mogelijk mee te bewegen met ontwikkelingen. Ultimo 2018 bedroeg de personele formatie van de provincie 407,8 fte.

In 2018 is een geactualiseerde visie op de organisatie vastgesteld, die begin 2019 is besproken met de Staten. Deze is erop gericht de organisatie zo wendbaar en flexibel te maken dat zij kan inspelen op de veranderingen in de politieke en maatschappelijke omgeving. Daarvoor is nodig om meer vorm te geven aan opgavegericht werken. We bereiken doelen en ambities immers door samen te werken aan de opgaven, door de integraliteit en de samenhang van deze opgaven te zoeken. Intern zullen we onze primaire en ondersteunende processen en onze dienstverlening afstemmen en waar nodig verbeteren om aan deze opgaven te werken.

Inhuur
De formatie is afgestemd op de reguliere taken: vast werk wordt uitgevoerd door vaste medewerkers. Bij langdurige ziekte, tijdelijke pieken in de werkdruk of bij de behoefte aan specifieke expertise die niet binnen de formatie beschikbaar is, wordt tijdelijk extra capaciteit ingehuurd (flexibele schil). Als er langdurig behoefte is aan eenzelfde soort expertise, kan het efficiënter zijn om deze in de vaste formatie op te nemen. De directie evalueert op basis van de inhuurgegevens periodiek in samenspraak met het management of bijstelling van de verhouding tussen vaste en flexibele formatie opportuun is.

Een analyse van de inhuurpatronen over 2017 wees uit dat bijna de helft van de totale inhuur in dat jaar verband hield met tijdelijke pieken in de werkdruk. Dit had vooral betrekking op de beleidsvorming en de uitvoering van infrastructurele projecten, samen goed voor 60% van de totale inhuur in 2017. Voor de structurele aspecten hiervan is besloten de vaste formatie uit te breiden. Dat is in 2018 gedaan voor de infrataken, en in 2019 voor de beleidstaken. Verder bleek uit de inhuuranalyse dat bijna tweederde deel van de inhuur betrekking had op concrete projecten en uit door Provinciale Staten vastgestelde programma- of projectbudgetten is gedekt. Het resterende deel werd gedekt uit personele budgetten (post tijdelijk personeel). Dit aandeel, de uit de personele budgetten gedekte inhuur, was in 2018 6,2% van de totale salarissom (tegen 10,3% in 2017). Wanneer daarbij in aanmerking wordt genomen dat het ziekteverzuim in het afgelopen jaar 5,1% was, kan worden geconcludeerd dat het inhuurpercentage zeer laag was.

Participatiewet
Flevoland heeft in totaal 12,5 fte bezet door medewerkers uit de doelgroep van de participatiewet. Daarmee is ruimschoots de doelstelling van de banenafspraak (6 fte) gehaald. Volgens de telling van de quotumwet heeft Flevoland 10,5 fte gerealiseerd en voldoet Flevoland nagenoeg aan de norm (11,24 fte).

In het kader van de participatiewet heeft de provincie een regionale bijeenkomst van publieke instellingen georganiseerd.  Dit heeft een aantal kansen opgeleverd voor samenwerking van overheden, gezamenlijke arbeidscommunicatie richting  participatiekandidaten en het ontwikkelen van een traineetraject voor hoger opgeleiden uit de doelgroep.

Automatisering en informatievoorziening

Afdeling IV
De afdeling IV is inmiddels een robuuste afdeling die gestructureerd werkt aan verbeterde en toekomstbestendige informatievoorziening van de provincie. In 2018 is veel aandacht besteed aan de verdere inrichting van de afdeling door het (verder) uitwerken van de processen, gesprekken met de interne klanten en betere interne samenwerking (onder andere door groepssessies met externe begeleiding). In 2018 zijn ook ingrijpende releases van belangrijke IT-systemen gerealiseerd, waaronder het financieel systeem (Coda), het documentmanagementsysteem (eDocs) en de digitale werkplek (Office365). Daarmee is de basis op orde.
Daarnaast is verder gebouwd aan de realisatie van de ‘cloud’-strategie van de provincie; het aantal applicaties dat ‘as a service’ wordt afgenomen in toegenomen (waaronder het HRM-systeem Raet). We hebben voorbereidingen getroffen om dit ook (in toenemende mate) voor ICT-platforms te doen.

Programma MAB
Een belangrijk deel van de projecten waaraan de afdeling IV werkt is gebundeld in het programma Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering (MAB), waarvoor Provinciale Staten een specifiek programmabudget ter beschikking stelden. De uitvoering van dit programma, met ruim 30 onderzoeken en projecten, is in 2016 (met ‘plateau 1’) gestart. Met de basis die in 2017 (‘plateau 2’) is gelegd, kon in 2018 (‘plateau 3’) het nodige worden geoogst. De belangrijkste resultaten waren:

1. Realisatie van de upgrade en herinrichting van het documentair informatiesysteem (eDocs). Met het bereiken van deze mijlpaal is de continuïteit van dit voor de provincie belangrijke systeem voor de komende jaren geborgd.
2. Inrichting van het platform voor het ontvangen van e-facturen. Met dit platform is de provincie in staat om digitale facturen (e-facturen) te ontvangen en verwerken. Begin 2019 wordt deze oplossing getest en geïmplementeerd.
3. Implementatie van het platform voor e-formulieren en realisatie van de eerste groep e-formulieren. Hiermee zijn belangrijke stappen gezet op het speerpunt ‘digitaal zaken doen’. Het systeem zal begin 2019 in beheer worden genomen; daarmee kan ‘de lijn’ het aantal e-formulieren verder uitbouwen.
4. Inrichting van een ICT- uitwijkvoorziening (in geval van calamiteiten in het datacenter op het provinciehuis). Deze is beschikbaar, maar zal in 2019 uitvoerig worden getest.
5. Implementatie van een ICT-voorziening (‘enterprise service bus’) om (op beheerste wijze) gegevens uit te wisselen tussen verschillende applicaties van de provincie Flevoland (bijvoorbeeld tussen het document management systeem en het nieuwe e-formulierenplatform).

De implementatie van de nieuwe Omgevingswet is uitgesteld (tot 1-1-2021), waardoor de ontwikkeling van het digitale stelsel is vertraagd. Ook in 2018 kon op dit gebied minder worden gedaan dan voorzien, maar de provincie is goed aangesloten en loopt in de pas met de interprovinciale ontwikkelingen. Eind 2018 zijn de voorbereidingen getroffen voor plateau 4 van het programma MAB. Op 30 januari 2019 hebben Provinciale Staten het programmaplan voor dit laatste plateau vastgesteld. Daarmee kan de verbetering van de informatievoorziening verder worden vormgegeven en kan worden gewerkt naar een ‘toekomstbestendige ICT’.

Informatieveiligheid 
Provincies zijn voor de uitvoering van hun taken steeds afhankelijker van informatiesystemen en informatiestromen. Sinds de ondertekening van het Convenant Interprovinciale Regulering Informatieveiligheid eind 2014 werkt de provincie gericht aan het waarborgen van de informatieveiligheid. De nog ontbrekende ‘afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses’ zijn afgelopen jaar uitgevoerd en –waar nodig- zijn verbetermaatregelen vastgesteld en getroffen. Voor het (externe) ICT-netwerk werd een nieuwe penetratietest uitgevoerd en zijn de daaruit voortkomende adviezen doorgevoerd. Voor het (verder) vergroten van de kennis en het bewustzijn op het gebied van informatieveiligheid werden voorbereidingen getroffen voor een ‘masterclass’ voor managers en werd een platform voor e-learning en kennistoetsing voor medewerkers geselecteerd; deze zullen in de 1^e helft 2019 worden gerealiseerd.  In het kader van de borging van de bedrijfscontinuïteit werden – op basis van het in 2017 opgestelde plan voor bedrijfscontinuïteit (BCPi) en in samenhang met de hiervoor genoemde ICT-voorziening voor uitwijk-, zogenaamde ‘calamiteitenplannen’ voor alle afdelingen uitgewerkt en afgestemd met het management. Deze zullen in 2019 worden onderworpen aan een test. In 2018 is een 1^e implementatie van het nieuwe systeem voor het beheer van de toegangsrechten tot applicaties en systemen (‘identity & accesmanagement’) ingevoerd; dit zal in 2019 worden uitgebouwd.

Voor de bewaking van de voortgang van alle verbeteracties is de nodige ervaring opgedaan met de ‘Governance, Risk en Compliance’ tool; in 2019 zal een nieuwe versie worden geïmplementeerd. In het kader van interprovinciale afspraken is een 0-meting op de (internationaal erkende) norm ISO27001 uitgevoerd; de uitkomst was bemoedigend en biedt een goede basis om verder te werken op de interprovinciale afspraak om uiterlijk 2023 ‘certificeerbaar’ te zijn. Daarnaast is dit najaar de nieuwe ‘baseline informatieveiligheid voor de overheid (BIO) verschenen; deze zal de komende jaren de basis worden voor het beoordelen en doorvoeren van concrete maatregelen. De (meerjaren-)aanpak voor de implementatie van ISO27001 en de BIO zijn uitgewerkt in beleidsnota die in december door de directie is vastgesteld.

Privacy
In het voorjaar 2018 heeft de provincie (via een werkgroep Privacy) de voorbereidingen op het in werking treden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 succesvol afgerond. In dit kader is het privacybeleid uitgewerkt en vastgesteld, zijn nieuwe procedures uitgewerkt (waaronder het melden van datalekken), de applicaties met persoonsgegevens geanalyseerd, verwerkingsovereenkomsten afgesloten met externe partijen die persoonsgegevens verwerken voor de provincie, de vereiste rollen in de organisatie uitgewerkt (waaronder die van de verplicht gestelde ‘functionaris gegevensbescherming’) en zijn managers en medewerkers geïnformeerd en betrokken op basis van een hiervoor opgesteld communicatieplan. In dit kader is eind 2018 een informatiebrochure verstrekt aan alle medewerkers met antwoorden op allerlei praktische vragen over privacy. Hiermee heeft de provincie een goede basis gelegd, maar er zijn verbeteringen mogelijk. Zo is na de zomer is gestart met de definitieve invulling van het verwerkingsregister (met een specifieke tool), gebruik makend van ervaringen die zijn opgedaan bij andere overheden. De bij informatieveiligheid genoemde tool voor e-learning en kennistoetsing zal in 2019 ook voor privacy worden ingezet. De werkgroep heeft de werkzaamheden na 25 mei voortgezet en zal dit ook in 2019 doen.

Inkoop en aanbesteding

In 2017 hebben we ons inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. De nieuwe aanbestedingen dragen, daar waar mogelijk, bij aan de toename van hernieuwbare energieproductie, de vermindering van energieverbruik en milieubelasting, de inzetbaarheid van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het stimuleren van de bio- en circulaire economie. Als provincie geven we in onze inkoop en aanbesteding “het Goede Voorbeeld”, bijvoorbeeld in de verduurzaming van onze gebouwen en de infrastructurele projecten. Daartoe is een aanpak vastgesteld.

Datamanagement
We hebben de toepassing van data bij de bepaling van beleid uitgebreid. Bij de voorbereiding van de Omgevingsvisie is gebleken hoe relevant datamanagement is. De digitale ondersteuning van de Omgevingsvisie heeft geleid tot de ontwikkeling van een website die het proces van de totstandkoming van de nieuwe Omgevingsvisie faciliteert. We hebben deelgenomen aan project ‘Flevoland slimmer!’ om open data te benutten. Samen met het Waterschap Zuiderzeeland en de gemeenten Lelystad en Almere werkte de provincie twee concrete cases uit op het gebied van open data, die begin 2019 worden gerealiseerd. In IPO-verband is de website 'waarstaatjeprovincie.nl' beschikbaar. Deze site biedt tal van indicatoren aan op relevante provinciale beleidsterreinen op basis van bestaande openbare bronnen. Deze informatie is bedoeld  om het werk van Provinciale Staten te ondersteunen.